Assistanat secrétariat - secrétariat F/H

Création d'une nouvelle unité de 10 lits de Réadapatation Post Réanimation (SRPR) qui va ouvrir en octobre 2025.

Prise en charge spécialisée post réanimation pour des patients de neurochirurgie en phase de réadaptation, avec soins complexes et continuité des soins au plus près du service de réanimation. Service qui assure la transition entre la réanimation et l’aval SMR ou HADR.

Composition de l'équipe

• 1 cadre de santé, 12 IDE, 15 AS
• 3 médecins MPR, 3 médecins réanimateurs
• Le responsable hiérarchique des rééducateurs est un cadre de neuroscience : 3 kiné, 1 ergothérapeute, 1 neuropsychologue, 1 orthophoniste, 0,5 assistante sociale, 0,5 diététicienne, 1 secrétaire

La secrétaire aura à la fois des missions d'AMA et de secrétaire hospitalière, elle jouera un rôle essentiel au bon fonctionnement de cette nouvelle unité et aura pleinement sa place en collaboration étroite avec les équipes médicales et paramédicales.

Elle aura pour missions :

Accueil et relations avec les patients et les familles

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les patients, familles et visiteurs
• Informer les familles sur les horaires de visite, les modalités d’hospitalisation, les démarches administratives.
• Gérer les situations sensibles avec tact et confidentialité (patients cérébrolésés, proches en détresse, etc.).
• Être garant(e) de la qualité de l’image du service auprès des usagers.

Gestion administrative des dossiers patients

• Créer, mettre à jour et archiver les dossiers médicaux (papier et informatisé)
• Assurer la procédure d’identitovigilance à l’arrivée
• Transmettre les documents médicaux aux différents acteurs (médecins traitants, services sociaux, autres hôpitaux).

Gestion de l’activité du service

• Saisie de l’activité du service, codage PMSI et CCAM dans Orbis
• Planification et coordination des soins: planification des examens, consultations, bilans, transports sanitaires.
• Coordonner les agendas des médecins, kinésithérapeutes, orthophonistes, psychologues, etc.
• Assurer le lien administratif avec les services de réanimation, de neurologie, d’imagerie, et de médecine physique.

Support au fonctionnement du service

• Accueil des praticiens, des stagiaires (internes, externes, autres, …) lors de leur arrivée (Remise des badges, vestiaires)
• Gérer les fournitures de bureau et commandes spécifiques bureautique (cartouches, etc.)
• Rédiger des courriers, convocations, comptes rendus
• Participer à l’élaboration des statistiques d’activité (séjours, durée moyenne de séjour, file active)

Savoir faire requis

- Savoir gérer des priorités et hiérarchiser les activités de secrétariat
- Gérer l’information (évaluer la pertinence de l’information, analyser, trier, diffuser et suivre)
- Maîtriser les outils informatiques et des logiciels : Word, Power Point et Excel, ORBIS,
- Prendre des notes rapidement
- Filtrer et orienter les demandes téléphoniques internes ou externes

Une personne expérimentée dans le domaine du secrétariat ayant la volonté de s'investir dans métier pluriel (AMA/SH). Bienveillante et le sens du tact à l'égard des patients et des familles.